Digitalizace: Jak přestat tisknout papíry?

Kolikrát jste se ocitli v situaci, kdy klíčový dokument nebo informace nebyly k nalezení? Nebo jste si lámali hlavu s tím, kdo má na starosti jaký úkol a proč je projekt stále ve skluzu? Tady přichází na řadu digitalizace. Nejde o módní výstřelek, ale o způsob, jak dostat pořádek do každodenního fungování firmy. Digitalizace pomáhá automatizovat, zjednodušovat a hlavně vidět, co se děje a co ne. V tomto článku se podíváme na to, proč digitalizace není jen výhodná, ale nezbytná, a jak s ní můžete začít, aniž byste si způsobili infarkt (nebo hned pár infarktů).

3. 12. 2024

Články, Dotace

[Di-gi-ta-li-za-ce] – co je to?

Digitalizace není jen o tom převést papírové dokumenty do PDF nebo nahradit starý scanner. Je to spíš způsob, jak dát vašim firemním procesům strukturu a řád. V mnoha firmách probíhají různé aktivity na základě toho, co si kdo pamatuje, nebo podle „toho, jak se to vždy dělalo“. To může fungovat jen do určité chvíle. Ale co když máte nového kolegu, nebo klient poptává něco jiného? Najednou se z procesu stává neřízený chaos.

Digitalizace přináší přehled, transparentnost a možnost sledovat, co se děje, kdo je za co odpovědný a jak vše probíhá. Pomocí digitálních nástrojů můžeme automatizovat rutinní úkoly, zjednodušit komunikaci a usnadnit rozhodování. Místo nekonečných improvizací získáte systém, který opravdu funguje a roste spolu s vaší firmou. A právě v tom jsou naši partneři z Unnits experty. Pomáhají firmám nejen přejít na digitální nástroje, ale hlavně najít řešení, která skutečně odpovídají jejich potřebám.

Proč by se váš podnik měl digitalizovat?

Dobrá otázka! Tady je pár důvodů, proč digitalizace není jen módní výstřelek, ale skutečná výhoda:

Méně papírování, více času na důležité věci
Pamatujete, kdy jste naposledy museli vyplnit formulář ručně a pak ho při první příležitosti ztratili? Digitalizace vám ušetří čas, nervy a možná i pár stromů.
Všechno máte na dosah ruky (a to doslova)
Nemusíte se prodírat nekonečnými složkami. Stačí pár kliknutí a máte přístup ke všem dokumentům, datům a fakturám z pohodlí kanceláře (nebo kavárny, pláže... záleží, kde jste).
Lepší rozhodování díky přesným datům
Když máte aktuální informace přímo před sebou, snadněji se rozhoduje. Žádné hádání nebo spoléhání na intuici, ale reálná data, která vám ukážou, co opravdu funguje.
Bezpečnost na prvním místě
Papírové dokumenty mohou být ztraceny, shořet, být polity kávou nebo ukradeny (ano, i to se děje). Digitální data jsou bezpečně uložená, zálohovaná a chráněná hesly. Vaše data jsou v bezpečí jako bankovní trezor.

Pořád myslíte, že benefitů je málo? Podívejte se na další:

Zvýšení efektivity
Snížení chybovosti
Úspora času a nákladů
Lepší přehled o procesech
Rychlejší rozhodování
Automatizace rutinních úkolů
Lepší zákaznická zkušenost
Větší bezpečnost dat

Lepší spolupráce v týmu
Vyšší flexibilita
Škálovatelnost řešení
Snazší sledování výkonu
Vyšší transparentnost
Rychlejší přístup k informacím
Snížení administrativní zátěže

Víte, že digitalizaci můžete financovat s významnou dotační podporou? Dotační programy se zaměřují zejména na podporu malých a středních podniků. Do uznatelných nákladů si můžete započítat pořízení hardwaru, softwaru i pokročilých technologií pro robotizaci či automatizaci firemních procesů. Projekty v oblasti digitalizace patří z hlediska přípravy k náročnějším, nepodceňte proto včasnou a důkladnou přípravu. naši dotační specialisté vás provedou všemi potřebnými kroky od výběru vhodné výzvy, PŘES sepsání žádosti až po dodržení podmínek během realizace a v období udržitelnosti.

Jaké firemní procesy lze prohnat digitalizací?

Dumáte nad tím, kde byste mohli digitalizace využít? Odborníci z Unnits přináší několik nápadů, jaké firemní procesy lze digitalizovat:

Řízení vztahů se zákazníky (CRM)
Fakturace a účetnictví
Onboarding zaměstnanců
Správa dokumentů
Smlouvy a schvalovací procesy
Řízení projektů
Lidské zdroje a docházka
Zákaznická podpora a helpdesk

Marketingové kampaně
Logistika a skladové hospodářství
Řízení nákupu
Výkaznictví a analýza dat
Právní a compliance procesy
Vývoj produktů a inovace
Onboarding a registrace zákazníků

A mimochodem, to není zdaleka vše. Ale obrázek si už dokážete udělat, že?

Jak začít s digitalizací? 5 kroků, které vám usnadní start

Pokud přemýšlíte, kde začít, nebojte – tady je postup, který vám pomůže začít:

Zmapujte své procesy.
Seznamte se s tím, co a jak ve firmě děláte, identifikujte procesy, které jsou složité, časově náročné nebo často chybové.
Stanovte si cíle.
Určete, čeho chcete digitalizací dosáhnout (např. úspora času, lepší přehled, automatizace rutinních úkolů).
Vyberte vhodné nástroje.
Prozkoumejte dostupné aplikace a softwary, které by mohly vaše potřeby pokrýt (CRM systémy, účetní software, nástroje pro řízení projektů).
Zaveďte změny postupně.
Začněte s jedním procesem a teprve až se osvědčí, přejděte k dalším. Není třeba digitalizovat vše naráz.
Sbírejte zpětnou vazbu a optimalizujte.
Zeptejte se týmu na zkušenosti, sledujte výsledky a případně upravte svůj přístup podle potřeby.

VÝZVA DIGITÁLNÍ PODNIK

DIGITÁLNÍ PODNIK

Dotační výzva zaměřená na podporu digitální transformace firem, nákupu a zavádění pokročilých nevýrobních technologií, které mají na fungování podniku významný dopad (podpora automatizace, digitalizace dat a efektivnější řízení firemních procesů).

15. 7. 2024 – 31. 3. 2025

příjem žádostí

Až 60 % (dle regionu)

míra podpory

2,5 – 50 mil. Kč (způsobilých výdajů)

velikost projektu

Celá ČR kromě Prahy

místo realizace

Průběžná

typ výzvy

Vývoj softwaru na míru
vs. krabicová řešení: Co je pro vás lepší?

Pokud jste firma s unikátními potřebami, možná už jste zjistili, že univerzální „krabicové“ řešení často nestačí. Ano, krabicové řešení je hotový software s přednastavenými funkcemi, který je univerzální pro široké spektrum firem a není možné ho zásadně přizpůsobit specifickým potřebám jednotlivých podniků. Právě v tom vám dokážou pomoci naši partneři ze společnosti Unnits. Vývoj softwaru na míru je jejich denní chléb.

Výhody softwaru na míru:

Digitalizace není o tom, že převrátíte firmu naruby. Je to o tom, že dáte vašim procesům řád, přehlednost a efektivitu. Specialisté z Unnits jsou tady od toho, aby vám s tím pomohli a zajistili, že vaše podnikání bude fungovat hladce, rychle a bez stresu. A pokud si nejste jistí, jak začít, neváhejte napsat o konzultaci na hello@unnits.com. Stačí 15 minut a ukážou vám, co pro vás mohou udělat.