Úvod do výzkumu a vývoje 5. díl – rozpočet
Předchozí díl Úvodu do výzkumu a vývoje jsme věnovali plánování, nicméně jednu etapu jsme si schovali na samostatný článek. A tou je rozpočet. Věříme totiž, že plánování rozpočtu si zaslouží větší pozornost než cokoliv jiného. Jedná se o etapu projektu, ze které by měl mít každý žadatel přirozený respekt a přistupovat k ní s největší obezřetností.
Vyvarujte se častým chybám
Jistě vás zajímá, jak vás může takový rozpočet, jak se říká, vypéct. Nejčastěji se setkáváme s dvěma případy.
Špatné vyložení uznatelných nákladů
Tím prvním je špatné pochopení některých uznatelných nákladů. Zrádnost této chyby spočívá v jejím pozdním odhalení, ke kterému dochází až po ukončení projektu, nebo jedné etapy, která trvala například jeden rok. Vy v tuto chvíli, když jste již finanční prostředky vydali, zjistíte, že dotaci na určité výdaje jednoduše nezískáte, anebo je musíte vrátit.
Praktický příklad
Jak se chyby vyvarovat?
Pokud si zpracováváte žádost o dotaci sami je nezbytné nastudovat veškeré podmínky čerpání dané dotace velmi detailně. Dále je nutné se seznámit také s konkrétními pojmy, které se v těchto dokumentech vyskytují. Pokud si nejste čímkoliv jistí, raději se obraťte na dotačního specialistu. Není nic zvláštního na tom, když potřebujete poradit pouze v určité oblasti či etapě projektu. Mějte na paměti, že každá chyba v dotačním procesu může být velmi drahá.
V tomto případě je nutné se seznámit s výkladem uznatelných nákladů. Pro přehlednost proto uvádíme výběr nejčastěji uznávaných nákladů a co si pod nimi představit.
- Osobní náklady – mzdové náklady včetně odvodů na členy projektového týmu podílejícího se na realizaci projektu.
- Náklady smluvního výzkumu – služby ve výzkumu a vývoji nakupované od externích dodavatelů – např. testování, ověřování, vypracování studií apod.
- Ostatní přímé náklady – zahrnuje zejména nákup materiálu, komponent, drobného hmotného majetku nezbytného pro realizaci projektu apod. (např. laboratorní spotřební materiál).
- Náklady na nástroje, přístroje a vybavení – jak již bylo popsáno na příkladu výše, jde primárně o náklady ve formě odpisů např. výrobního zařízení, na kterém bude zhotovovat prototypy vyvíjených produktů.
- Režie – ostatní náklady, které nevznikají v přímé souvislosti s projektem, nicméně jsou projektem rovněž částečně spotřebovávány – např. nájem, energie, administrativní podpora, servis, údržba a další.
Nejedná se pochopitelně o úplný výčet, ale o hlavní položky, na kterých by měly být projekty VaV zejména postaveny.
Plánujte s rezervou
Pamatujte, že rozpočet, který jednou odevzdáte, již nikdy více nenavýšíte. U projektů výzkumu a vývoje je vysoká pravděpodobnost, že finální rozpočet bude vyšší, než jste plánovali, a je potřeba s tím počítat již od samého počátku. Nejvíce vás ohrožuje nevyzpytatelnost vývoje celého projektu, která je dána jeho rozsáhlostí a časovou náročností.
Minimalizovat rizika vzniku navyšování rozpočtu můžete kvalitní a realistickou přípravou rozpočtu na samém počátku. Avšak i sebedokonalejší rozpočet vám neposkytne jistotu, že se v průběhu vašeho projektu nestane něco, co zásadně zamíchá vaším rozpočtem.
Základní principy sestavování rozpočtu
Dobře připravený rozpočet vám nejen šetří finance, které byste museli v průběhu realizace extra vynakládat na váš projekt a které již nebudou podléhat dotační podpoře, ale také významně zvyšuje vaši důvěryhodnost před hodnotiteli vašeho projektu.
V GRANTEXU se řídíme čtyřmi principy, které označujeme pojmem PROS.
- P – přiměřenost – Náklady by vždy měly být nastaveny přiměřeně aktivitám, které jsou v projektu plánovány. Rozhodně se nevyplatí mít tzv. velké oči ani naopak některé položky významněji podcenit. Proto je dobré vždy vycházet z co nejreálnější potřeby, která by měla odrážet všechny aspekty projektu tak, jak jste si jej plánovali (z pohledu zdrojů, týmu, rozsahu aktivit, harmonogramu atd.)
- R – reálnost/realizovatelnost – Než přistoupíte k ocenění jakéhokoli nákladu, rozhodně doporučujeme si provést alespoň základní průzkum „tržních cen“ (pokud se pochopitelně nejedná o položky, které jsou vám velmi dobře známé). Není nic horšího než naplánovat projekt za ceny, za které jej reálně nebudete schopni zrealizovat.
- O – ověřitelnost – Zejména u projektů, které budete předkládat do dotačních programů, by se do rozpočtů nemělo dostávat mnoho určitým způsobem „záhadných“ položek, u kterých by jejich cena nebyla ověřitelná na trhu. Vystavovali byste se zbytečně riziku, že váš rozpočet nebude hodnocen jako transparentní, což bude mít dopad na hodnocení celkové kvality projektu.
- S – srozumitelnost – Nakonec je důležité vždy nastavit pravidlo, na základě jakého konkrétní rozpočtovou položku budete plánovat a toto pravidlo umět srozumitelně popsat. Jednak tím pomůžete ostatním členům projektu se v rozpočtu lépe orientovat, ale současně tím přispíváte k lepší srozumitelnosti a tím i obhajitelnosti rozpočtu např. před poskytovatelem dotace či případnými investory apod.
Pokud byste měli dotaz k projektu výzkumu a vývoje, nebo k jeho financování, neváhejte se na nás obrátit. V našem týmu najdete několik dotačních specialistů z oblasti výzkumu a vývoje, kteří vám rádi předají tipy přímo z praxe.
Ondřej Horčička
Veronika Divinová
Související články
MÁM ZÁJEM O DOTAČNÍ PORADENSTVÍ
Vyplňte formulář a my se vám ozveme zpět co nejdříve.