Realizace projektu v The Country for the Future
Podali jste si žádost v národním programu MPO The Country for the Future, podepsali jste smlouvu s poskytovatelem dotace a máte pocit, že teď už budete „jen“ realizovat projekt? Pojďme spolu prozkoumat realitu. Tak jako u jiných dotačních titulů vás jistě nepřekvapí podmínky jako povinná publicita, požadavky na archivaci nebo oddělené účetnictví projektu. Byť všechny podmínky vyplývají ze smlouvy s MPO, pojďme si ukázat, co to všechno obnáší.
Rozpočet a způsob čerpání dotace
Rozpočet projektu se v CFF dělí na tři typy nákladů podle poskytnuté podpory a podle způsobu zobrazení v účetnictví podniku – jedná se o náklady GBER, de minimis neinvestiční a de minimis investiční.
Na způsobilé náklady je potřeba pohlížet jako na náklady, které byly:
- vynaloženy ve správném období (etapy projektu jsou kvůli státnímu rozpočtu rovny kalendářním letům, DUZP účetního dokladu musí spadat do daného období – od zahájení projektu do konce etapy/od začátku etapy do jejího konce);
- vynaloženy v souvislosti s realizací projektu a jsou v souladu s osnovou projektu (změny oproti je nutné řešit, viz níže);
- správně zaúčtovány (jako investice nebo neinvestice);
- správně zařazeny v rozpočtu (ve správné části i kolonce);
- hospodárné, účelné a efektivně vynaložené;
- uhrazeny z vlastních zdrojů v rámci příslušné etapy.
Způsob čerpání dotace je možný dvojí. Je možné přímo ze speciálního dotačního účtu (dále jen SBÚ) hradit dodavateli částku ve výši dotace (pozor na % dotace uvedené v příloze č. 1 smlouvy s MPO) a zbývající částku vlastních zdrojů + DPH uhradit z podnikatelského BÚ. Druhou možností je zaplatit celou fakturu vč. příp. DPH (resp. osobní náklady vč. sociálního a zdravotního pojištění) z vlastních zdrojů a poté čerpat dotaci ve správné výši převodem z SBÚ na podnikatelský BÚ na základě podkladů pro převod dotace.
Doporučujeme si podklady pro převod dotace velmi pečlivě hlídat a archivovat – při finanční kontrole vám podrobná evidence ušetří hodně času.
Věděli jste, že:
- Poplatky na SBÚ musíte uhradit z vlastních zdojů převodem z podnikatelského účtu zpět na dotační účet?
- Úroky na SBÚ nad 200 Kč musíte odvést zpět MPO?
- Nesmíte používat účty časového rozlišení při účtování o projektu?
- Musíte mít uhrazeny i odvody na soc. a zdrav. pojištění, pokud na ně čerpáte dotaci?
Termínově se s převody musíte vejít do 15 dnů po ukončení etapy, či projektu. Při pozdějším převodu se již jedná o podezření z porušení rozpočtové kázně a hrozí vám sankce. Při převodu pozdějším než 15. den po ukončení projektu se dokonce vrací celá převedená částka dotace.
Pozor na:
- kategorie nákladů,
- schválené % dotace,
- režie (jsou navázané na uznatelnost ostatních nákladů GBER).
Vykazování osobních nákladů je specifické uznatelností mezd a pojištění, kdy si některé položky nelze nárokovat. Nutné je mít uzavřeny dodatky ke smlouvám a hlídat výše úvazků v projektu.
Do souladu musíte dát vypracovanou interní směrnici projektu, úhradu z vlastních zdrojů (výpisy z podnikatelského účtu), čerpání dotace (výpis SBÚ), poměr dotace a vlastních zdrojů, účetnictví, to vše vázané k etapám projektu a věcnému plnění.
Změny v projektu
Změnové řízení je nutné ve 3 základních případech (stačí naplnění jednoho bodu):
- dochází ke změně věcné náplně projektu, cílů nebo výsledků (vč. údajů v podnikatelském záměru, rozšíření věcného záměru apod.);
- dochází ke změně etap řešení projektu (příloha 2 Smlouvy);
- dochází ke změnám v rozpočtu mimo povolené, např. změna výše investičních/neinvestičních nákladů, přesun z nákladů GBER do de minimis, přesun nákladů a související podpory do další etapy řešení atd.
Povinnost podat žádost o změnu je přitom do 7 dnů od zjištění. Přesun a využití nevyčerpaných prostředků do dalšího roku je možné pouze v případě schválené žádosti o změnu, v opačném případě musejí být nepoužité prostředky vráceny MPO.
Etapy řešení projektu
Etapy řešení projektu (příloha 2 smlouvy s MPO) jsou závazné, je proto nezbytně nutné hlídat průběh realizace projektu a při zjištění pravděpodobného nenaplnění harmonogramu žádat o jeho změnu (s předstihem).
Výběr dodavatele
Nemá-li příjemce povinnost postupovat dle ZZVZ, stále musí dodržet transparentní a nediskriminační způsob výběru dodavatele. V případě poptávkového řízení doporučujeme oslovit alespoň 3 potenciální dodavatele. Je nutné mít stanovená kritéria výběru. Pozor na střet zájmů! Dodavatelem nesmí být člen řešitelského týmu ani jiný zaměstnanec příjemce, propojeného nebo partnerského podniku.
Doporučujeme kontrolovat návaznost/soulad smluv/objednávek, fakturace, rozpočtu, věcných etap, DUZP, účetnictví.
Ukončování etap/projektu
Samostatnou kapitolou jsou potom povinnosti související s náležitostmi k ukončení etapy/projektu.
V rámci roční zprávy (po ukončení etapy) je vedle samotné zprávy nutné doložit také oponentní posudek (nezávislého oponenta) a finanční vypořádání.
V případě ukončení projektu se dokládá souhrnná zpráva (u jednoletých projektů), resp. závěrečná zpráva (u víceletých projektů), vždy s přílohami prokazující dokončení inovací a jejich úspěšném nasazení. Ke zprávě se rovněž dokládá oponentní posudek a finanční vypořádání.
Navíc se k ukončení projektu váže povinnost odevzdání finančního auditu projektu, nahlášení možných termínů konání oponentního řízení, konání oponentního řízení za účasti MPO, zápis výsledků do RIVu a případné věcné nebo finanční kontroly.
Během udržitelnosti projektu se potom podávají zprávy za 3 období, kdy je povinnost dokládat přínosy, které vznikly díky realizaci projektu, vč. metodiky jejich vykazování a konkrétních výpočtů.
Věděli jste, že:
- Při nedosažení přínosů za 1. období udržitelnosti ve stanovené výši, může mít za následek vrácení (části) dotace?
- U metodiky vykazování přínosů musíte vycházet z toho, co jste vymysleli již před podáním žádosti o dotaci?
Časté problémy z praxe
Uveďme si jich několik podle oblasti, ve které se objevují.
Komunikace
- Kontaktní osoba je jednatel, který jede na dovolenou a nikdo nehlídá datovou schránku a systém MS2014+.
- Kontaktní osoba zařadí fakturu za analýzu u SW zakázky do GBER, účetní vede jako investici – pravá ruka neví, co dělá levá.
- Kontaktní osoba nepředá informaci o podkladech převodů podpory na účtárnu.
Platby
- Účetní se splete a odešle platbu DPH z dotačního účtu.
- Při zadání částky vypočítaného převodu se zadá chybná částka (překlik).
- Vratka chybně čerpané podpory je provedena z podnikatelského účtu, nikoli z dotačního.
- Na dotační účet přijdou jiné platby, složitě se to vrací apod.
Věcná náplň projektu
- Příjemce nestíhá harmonogram, ale nevykomunikuje si situaci interně, nikdo neřeší potřebné změnové řízení, až je pozdě.
- Příjemce nerespektuje, co je napsáno v osnově projektu, při kontrole se diví, že nemá vše splněno.
Zaúčtování dokladů
- Vedení špatně komunikuje s účetní – chybně zaúčtují pořízení majetku na služby nebo naopak a přijde se na to až u finanční kontroly, klidně i 3 roky zpětně.
Jak pomáháme našim klientům při realizaci projektů?
- Radíme, vysvětlujeme, konzultujeme;
- počítáme osobní náklady vynaložené na projekt;
- počítáme převody dotace;
- hlídáme povinnosti a termíny, připravujeme podklady (např. zprávy a rozpočty);
- kontrolujeme směrnice, výkazy práce, úvazky, soulad s etapami;
- řešíme změnová řízení;
- účastníme se kontrol a oponentního řízení;
- zadáváme data do RIV;
- posíláme tuny emailů a metodik atd.
Petra Bendlová
Související články
MÁM ZÁJEM O DOTACE
Vyplňte formulář a my se vám co nejdříve ozveme zpět.