Povinné zakládání dokumentů do sbírky listin obchodních společností
Povinnost zakládání dokumentů do sbírky listin obchodních společností je klíčovým prvkem českého obchodního práva, který zajišťuje transparentnost a dostupnost zásadních informací o společnostech. Tato povinnost, stanovená zákonem, má za cíl zvýšit důvěru veřejnosti a ochranu zájmů všech zúčastněných stran, včetně obchodních partnerů, věřitelů a akcionářů.
Jaké dokumenty je nutné zakládat
Seznam dokumentů, které je nutné zakládat do sbírky listin, je poměrně rozsáhlý a zahrnuje široké spektrum typů dokumentů týkajících se chodu a právního statusu obchodních společností a jiných právnických osob. Mezi tyto dokumenty dle § 66 zák. č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících (dále jen „ZOV“) patří mj.:
zakladatelské dokumenty a jejich aktualizované verze v případě jakýchkoliv změn (např. zakladatelská listina, společenská smlouva, stanovy akciové společnosti),
1.
rozhodnutí o volbě, jmenování, odvolání nebo doklad o jiném ukončení funkce osob, které jsou členem statutárního orgánu, likvidátorem, insolvenčním správcem, vedoucím odštěpného závodu nebo svěřeneckým správcem nebo které, jako zákonem upravený orgán nebo jako jeho členové, jsou oprávněny zavazovat právnickou osobu nebo ji zastupovat před soudem nebo se takto podílejí na řízení nebo kontrole právnické osoby,
2.
rozhodnutí o ručení člena orgánu při úpadku obchodní korporace,
3.
výroční zprávy, účetní závěrky (řádné, mimořádné, konsolidované), a případně návrh na rozdělení zisku nebo jiných vlastních zdrojů nebo vypořádání ztráty (pokud nejsou již součástí účetní závěrky) a zprávy auditora o ověření účetní závěrky,
4.
zprávy o vztazích mezi ovládajícími a ovládanými osobami a zprávy znalců o jejich přezkoumání,
5.
dokumenty související se zrušením společnosti, přeměnou právnické osoby, nebo její neplatností, a průběhem likvidace,
6.
posudky znalců na ocenění nepeněžitého vkladu při založení společnosti nebo při zvýšení jejich základního kapitálu, a další,
7.
rozhodnutí soudu v insolvenčním řízení,
8.
a další listiny stanovené zákonem, nebo o jejichž uložení požádá zapsaná osoba, má-li na tom právní zájem.
9.
Forma a způsob zakládání
Dokumenty mohou být zakládány jak v listinné, tak v elektronické podobě. Elektronická forma je povinná pro listiny, kterými se nedokládají skutečnosti uvedené v návrhu na zápis nebo změnu anebo výmaz zápisu v obchodním rejstříku, přičemž pro elektronickou formu je povinný formát PDF. Elektronické dokumenty lze rejstříkovému soudu předkládat různými způsoby, včetně datových schránek, e-mailu, webovou aplikací ePodatelna nebo na technických nosičích dat.
Sankce za neplnění povinnosti
Pokud je některá skutečnost zaznamenána v obchodním rejstříku, ale její podklad chybí ve sbírce listin, rejstříkový soud vyzve obchodní společnost k doložení příslušné listiny. Pokud daný podnikatel tuto povinnost nesplní, hrozí mu uložení peněžité sankce. Je-li povinnost porušována opakovaně, nebo pokud nesplnění povinnosti může mít vážné důsledky pro třetí osoby, hrozí příslušnému podnikateli zahájení řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací, a to i bez návrhu z iniciativy rejstříkového soudu (tedy z úřední povinnosti). Tím však výčet sankcí nekončí, neboť další postihy mohou hrozit za nesplnění povinností uložených zákonem o účetnictví a v neposlední řadě může přijít i trestněprávní postih.
Vyznat se ve všech povinnostech obchodních společností není lehké. Budete-li potřebovat poradit s jakoukoliv obchodněprávní problematikou, neváhejte se na nás obrátit prostřednictvím níže uvedeného formuláře.
Jan Jakl
Související články
MÁM ZÁJEM O PRÁVNÍ PORADENSTVÍ
Vyplňte formulář a my se vám co nejdříve ozveme zpět.