Případová studie: Digitalizace procesů v tradiční české pekárně
Specialisté GRANTEXU provázeli českou pekárnu s dlouholetou tradicí dotační výzvou The Country for the Future, ve které podnik úspěšně žádal o dotační podporu ve výši více než 3,5 mil. Kč. Pekárna zahájila projekt digitalizace a automatizace procesů, jehož cílem bylo snížení provozních nákladů, zvýšení tržeb, tvorba uživatelsky přívětivějšího prostředí jak na straně vedení, zaměstnanců i klientů, ale také završení environmentální zodpovědnosti podniku.
DIGITALIZACE PEKÁRNY
Celkové výdaje: 7 160 545 Kč
Dotace: 3,5 mil. Kč
Digitalizace pekárny přinesla několik zásadních vylepšení, která pozitivně ovlivní práci managementu, zaměstnanců, zvýší komfort na straně zákazníků a v neposlední řadě posílí postavení značky na trhu i zvýší její konkurenceschopnost. Jednotlivé benefity dopadají také významně na snížení nákladů ve společnosti.
Manažerský informační systém (MIS)
Přesná a aktuální data
GPS systém do automobilů
Vyšší kontrola nad řidiči a jejich jízdami
Mobilní aplikace pro obchodní zástupce
Zkvalitnění obsluhy zákazníků
Software pro plánování tras řidičů
Efektivnější logistika
Online objednávkový systém pro zákazníky
Zvýšení zákaznického komfortu
Snížení nákladů v oblasti
- Manažerské a administrativní činnosti
- Logistiky
- Obchodní činnosti
Celý projekt měl také pozitivní dopad v oblasti životního prostředí. Snížení objemu spotřebovaných pohonných hmot a emisí.
Fúze jako akcelerátor
Pekárna v nedávné době prošla fúzí, která stála na počátku samotného projektu. Vedení podniku si uvědomovalo, že aktuální řízení je již v novém rozsahu dlouhodobě neudržitelné, a tak se rozhodlo využít na plánované investice do digitalizace a automatizace procesů příležitosti Ministerstva průmyslu a obchodu ČR – dotační výzvy The Country for the Future.
S realizačním týmem v podniku jsme vytvořili projekt, na jehož cíli nacházíme organizační inovaci. Inovaci, která vedení podniku přináší detailní přehled o jednotlivých procesech v reálném čase a umožňuje při nižších nákladech i personálních kapacitách uspokojit větší množství zákazníků.
Digitální transformace
Projekt jsme rozvrhli celkově do 4 etap, které se postupně implementovaly během let 2021 a 2022.
Rozšíření současného ERP systému o MIS
Jedním z nástrojů, jak umožnit vedení podniku detailněji sledovat jednotlivé procesy, výkony, data a jak být flexibilnější během rozhodování a reagování na nové změny, je manažerský informační systém (MIS). Ten podnik zakoupil od současného dodavatele ERP systému v lite verzi, která plně dostačuje požadavkům podniku. Implementace trvala 6 měsíců a během této doby probíhala školení mezi zaměstnanci a také přizpůsobování prostředí systému tak, aby maximálně reflektovalo potřeby společnosti. Pekárně se implementací manažerského informačního systému úspěšně podařilo opustit tiskové zprávy a přejít na podrobné analýzy využívající velmi přesná a aktuální data.
Pořízení GPS systému do automobilů a softwaru pro plánování tras provázané s ERP
Pořízení GPS systémů do automobilů společně s novým softwarem pro plánování tras přineslo podniku vyšší kontrolu nad řidiči i jejich jízdami, ale také vyšší efektivitu při samotných rozvozech zboží – výsledkem této dílčí inovace je snížení nákladů i emisí. Pro pekárnu je ekologie velmi důležitá a v rámci logistiky využívá téměř výhradně automobily s pohonem na CNG. Efektivní logistika nyní vede ještě k menší zátěži na životní prostředí než dosud. Jedná se o inovaci na úrovni vyspělých firem v České republice.
Implementace etapy probíhala 12 měsíců, během kterých bylo nutné zrealizovat výběrové řízení jak na dodavatele GPS systému, tak i na dodavatele systému pro plánování dopravy.
Mobilní aplikace pro obchodní zástupce
Jedná se o inovaci velmi podobného charakteru jako v případě efektivního řízení logistiky s rozdílem, že efektivní řízení činnosti obchodních zástupců nemá na českém trhu obdoby, a proto zde hovoříme o inovaci světové úrovně. Management společnosti získává detailní přehled o činnosti obchodních zástupců, kterým se díky aplikaci významně usnadňuje plánování termínů schůzek nebo trasy po regionech, což vede ke zkvalitnění obsluhy zákazníků i ke snížení nákladů a emisí.
V rámci 12měsíční implementace probíhala hloubková analýza potřeb, poptávka dodavatele, definování podkladů pro implementaci a customizaci s dodavatelem, příprava dat k migraci, implementace ve společnosti a zaškolení zaměstnanců.
Digitální objednávkový systém pro B2B zákazníky
V rámci projektu digitalizace a automatizace společnost nemohla opomenout samotné objednávání produktů, které do té doby neexistovalo v automatizované a digitální podobě, a tak bylo jak pro klienty, tak i zaměstnance významnou administrativní zátěží.
V prvních krocích podnik vyhlásil výběrové řízení na dodavatele objednávkového systému, který bude propojitelný s ERP systémem a jehož prostředí nejlépe vyhoví potřebám pekárny. Bylo nutné také analyzovat nejvhodnější funkcionality, kterými by měl systém disponovat. Po výběru dodavatele následovalo testování a úpravy veškerých nastavení na míru potřebám podniku a import dat – produktů, zákazníků, cen v čase, cenotvorby, cenových pásem, závozových dní, časů objednávek, obchodních zástupců nebo množiny vedoucích prodejen. Importovaly se však i faktury, dodací listy a objednávky.
Vznikl B2B e-shop s možností registrace klienta, kde lze kontrolovat historické i aktuální objednávky a v případě zájmu je jednoduše i opakovat. Zákazníci nakupují na základě aktuální nabídky i personalizovaných cen a využívají slevových cenových nabídek nebo množstevních slev. Výsledné řešení nabízí vše, co se od moderního B2B e-shopu očekává a je významnou časovou úsporou pro všechny zúčastněné, ale nezanedbatelným zvýšením uživatelského komfortu.
Implementace etapy probíhala po dobu 12 měsíců a zahrnovala výběrové řízení, testování systému a import veškerých dat.
Navýšení tržeb o 15,6 mil. Kč
V rámci projektu bylo nutné také kvantifikovat přínosy v následujících 5 letech – v době udržitelnosti. Čísla za první rok udržitelnosti jsou pro podnik závazná a jejich nedosažení by mohlo znamenat krácení, či dokonce odebrání dotační podpory. Dle předpokladů očekáváme během následujících 5 let navýšení tržeb o 15 650 000 Kč a úsporu nákladů v celkové hodnotě 4 000 000 Kč. Náklady na projekt se vrátí během doby udržitelnosti v provozním zisku a více než dvojnásobně v nových tržbách.
Realizace projektu proběhla dle původních plánů, a to pouze se zanedbatelnými odchylkami. Plánované náklady na projekt jsme vyčíslili na 7 087 511 Kč a skutečné vynaložené náklady byly 7 160 545 Kč.
THE COUNTRY FOR THE FUTURE
Podpora širokého spektra aktivit, jejichž výstupem je nejen inovace organizační, ale také inovace výrobku, služby nebo postupu. Inovace musí disponovat prvky digitalizace.
Výzkum & vývoj – mzdy, režie, materiál, odpisy, smluvní výzkum nebo patenty
Nákup softwarů, systémů a aplikací
Nákup poradenských a podpůrných služeb
Nákup nástrojů, přístrojů a jiného vybavení
Veronika Divinová
Související články
MÁM ZÁJEM O DOTACE
Vyplňte formulář a my se vám co nejdříve ozveme zpět.